Dưới đây là một số thuật ngữ dùng trong tổng đài điện thoại giúp bạn hiểu rõ hơn trong quá trình sử dụng và cài đặt tổng đài điện thoại.
- DISA trả lời tự động (Direct Inward System Access): Hệ thống truy nhập trực tiếp thuê bao cho phép người dùng tiếp cận tới thuê bao không thông qua lễ tâm.
- OGM (Outgoing Message): Bản tin thông báo và lời chào ghi âm được phát ra để hướng dẫn người dùng các bước tiếp cận tiếp theo.
- Thuê bao điện thoại: là số điện thoại đựơc cung cấp bởi các nhà cung cấp (Bưu điện, Viettel, Saigon Postel…)
- Trung kế (Central Office CO – Trunk): nói về đường dây điện thoại của công ty lắp vào tổng đài điện thoại nội bộ để công ty giao dịch.
- Trung kế luồng (E1,T1,BRI): thay vì thuê bao từng đường dây điện thoại, 1 công ty có nhu cầu giao dịch nhiều có thể thuê bao theo luồng ( E1: 32 thuê bao thoại,
T1: 24 thuê bao thoại) để giao tiếp vào tổng đài.
- Thuê bao nội bộ (EXT - Extension): Mỗi tổng đài có 1 phương thức đánh số thuê bao nội bộ khác nhau nhưng tập trung lại là: chỉ định 1 số điện thoại cho 1 cá nhân để khi cần liên lạc với các nhân đó, chỉ cần bấm số danh bạ nội bộ của người đó. Thông thường, các loại tổng đài hiện nay cho phép nhiều định dạng (nhó 2 số, 3 số, 4 số) và cho phép đổi số theo yêu cầu. Ví dụ: đổi số trùng với số phòng khách sạn, đổi số theo ý thích..
- Transfer (Chuyển cuộc gọi): Khi thuê bao điện thoại gọi vào công ty, lễ tân nghe máy, mục tiêu của cuộc gọi là một thuê bao khác (như kinh doanh, kỹ thuật… có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế), người nghe có nhiệm chuyển cuộc gọi đến người được yêu cầu.
- Forward (chuyển hướng gọi): Khi có nhu cầu tiếp nhận không bỏ sót bất kỳ cuộc điện thoại gọi đến, người dùng có thể chuyển hướng cuộc gọi đến một thuê bao khác mà mình đang sử dụng (có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế).
- Paging: Một sự cố bất ngờ (sét đánh, hoả hoạn…) hoặc 1 cần thông báo rộng rãi trong phạm vi thiết lập trước sẽ được thông báo ra hệ thống loa từ bất kỳ máy điện thoại nào mà người dùng có thể tiếp cận để nhanh chóng thông báo xử lý sự cố.
- DISA trả lời tự động (Direct Inward System Access): Hệ thống truy nhập trực tiếp thuê bao cho phép người dùng tiếp cận tới thuê bao không thông qua lễ tâm.
-OGM (Outgoing Message): Bản tin thông báo và lời chào ghi âm được phát ra để hướng dẫn người dùng các bước tiếp cận tiếp theo.
- Time Service: (Giờ phục vụ): Cho phép cài đặt thời gian phục vụ (Ngày/Đêm/ Trưa) theo từng nhu cầu.
- Call ID: hiển thị số gọi đến.
- DECT phone: Máy điện thoại mẹ bồng con kỹ thuật số
- IP phone: Một thuê bao có số IP tĩnh có thể gọi 1 thuê bao IP khác trên mạng Internet thông qua các đường truyền liên thông (Lease line, ISDN, ADSL…) không tốn cước phí (xu hướng hiện nay) và không phân biệt biên giới.
- Indicate console: Hiển thị trạng thái bận/rỗi của thuê bao nội bộ
- DND (Do not Disturb – Không làm phiền) Chế độ cài đặt máy bận khi không muốn tiếp cuộc gọi đến để xử lý vụ việc khác (hội họp, tiếp khách)
- One Touch Dialing: Phương thức quay số tắc bằng cách cài sẵn số chỉ định mà khi cần ấn 1 nút quay số.
- Walking COS (Class of Service): Chỉ định các lớp dịch vụ để phân lớp người dùng (gọi liên tỉnh, quốc tế, di động…)
- Door phone/Door Opener: Chức năng thực hiện điều khiển đóng mở cửa hoặc thông báo nội dung cho người có thẩm quyền thông qua hình thức thoại (kết hợp với DISA-OGM, có thể mở cửa từ xa)
- Hold: Giữ cuộc gọi để xử lý thông tin, đầu dây bên kia được nghe nhạc do thiết bị phát ra.
- Emergency/ VIP call: Khi có nhu cầu thoại nhưng trung kế đã bị chiếm hết, thuê bao có chức năng này có thể ngắt bất kỳ trung kế nào để thực hiện cuộc thoại của mình.
- Hot line/Warm line: Khi nhắc máy lên, máy được chỉ định sẽ đổ chuông ngay lập tức (Hotline) hoặc đổ chuông sau vài giây (Wrmline) mà không cần bấm số.
Thường dùng cho các ngân hàng (báo động) hoặt gọi cấp cứu, cứu hộ..
- Call Waiting: 1 cuộc điện đàm đang diễn ra, 1 cuộc gọi khác đang đến, người nghe được thông báo bằng âm hiệu đổ chuông (tút..tút), khi đó, người nghe có thể giữ cuộc gọi đang điện đàm, xử lý cuộc gọi đến và sau đó tiếp tục đàm thoại.
- Time reminder: Chức năng định giờ báo thức
- Extention Lock: Khoá máy nội bộ không cho người khác sử dụng bằng password do người dùng tạo ra.
- UCD (Uniform Call Distribution): Hình thức đổ chuông phân phối cho từng nhóm máy (Group) theo kiểu quay vòng (Ring) hoặc đầu cuối (terminate), chức năng này thường dùng cho các nhóm máy như nhóm kinh doanh, tư vấn, bánh
hàng,…)
- Conferrence: Hình thức nói chuyện/ hội nghị qua thoại 3-4-5 người bằng cách kết nối từ hệ thống tổng đài điện thoại
- Call Pickup: Khi thuê bao A đang bận xử lý công việc, thuê bao B có thể chiếm chuông thoại của thuê bao A để xử lý giúp cho thuê bao A. Khả năng xảy ra khi 2 thuê bao cùng nhóm.
- Voice mail: Hệ thống hộp thư thoại lưu trữ/ hướng dẫn tín hiệu thoại
- SMDR (Station Message Detail Recording): Hiển thị chi tiết cuộc gọi được ghi nhận thông qua thiết bị vào ra (Máy in/ phần mềm tính cước) để kiểm soát.
- Battery Backup: Hệ thống UPS (Uninterrupted Power System - Hệ thống chống cúp điện) chỉ cho đủ điện trong vòng 10-30 phút - với khả năng đầu tư), tuy nhiên, hệ thống thông tin liên lạc cần ít nhất 8-12 giờ liên lạc, hệ thống Battery backup hỗ trợ được khả năng này.
- Music (BGM- Back Ground Music): Thử nghĩ xem, 1 cuộc gọi đến thuê bao nội bộ phát bài “Happy Birthday” nhân sinh nhật người nghe sẽ làm cho ý nghĩa cuộc sống thêm phần hấp dẫn, tính năng này thường được áp dụng cho các khách sạn, hoặc thường thấy ở các đài 1080. Tuy nhiên vẫn có thể thực hiện tại bất kỳ đâu.
- Polarity Reverse Detection: Tính năng đảo cực cuộc gọi để hệ thống SMDR ghi nhận chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc gọi.
- Nhóm liên tục: 1 số điện thoại giao dịch cho 1 cơ quan, doanh nghiệp sao cho cuộc gọi đến luôn được tiếp nhận và xử lý kịp thời thông qua các số máy khác.
Những thuật ngữ này có thể là khá khó khăn đối với bạn trong việc ghi nhớ rõ bản chất của chúng. Tuy nhiên khi làm việc và tiếp xúc nhiều với tổng đài điện thoại này bạn sẽ dần dần lĩnh hội được. Hoặc để biết thêm thông tin chi tiết về tổng đài điện thoại nói chung, dịch vụ tổng đài điện thoại nội bộ tại CỘNG LỰC nói riêng bạn có thể liên hệ cho chúng tôi theo địa chỉ trên website: Camera.congluc.vn
Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến phản hồi từ phía bạn đọc và người dùng. Đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!